WEG-Verwaltung

Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung)

Wohnungseigentums-verwaltung (WEG-Verwaltung)

Sie sind Eigentümer oder Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft und möchten sicherstellen, dass Ihre Immobilie bestmöglich betreut wird? Dann sind Sie bei uns genau an der richtigen Adresse.

In einer geteilten Immobilie mit mehreren Eigentümern geht es nicht nur um die Pflege des Sondereigentums wie der eigenen Wohnung oder Terrasse in Stand gehalten werden. Auch das Gemeinschaftseigentum bedarf Pflege und birgt Kosten, welche umgelegt werden müssen. Die Frage, welche Kosten auf alle Eigentümer umzulegen sind und wer für was verantwortlich ist, wird im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt. Ohne juristisches Know-how entstehen oft unzufriedene Lösungen.

 

Unsere erfahrene Immobilienverwaltung in Köln steht Ihnen bei allen WEG-Themen zur Seite und garantiert eine sorgfältige und individuell abgestimmte Verwaltung Ihres Eigentums.

Unsere Dienstleistungen

Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG-Verwaltung) ist eine komplexe und verantwortungsvolle Aufgabe. Die grundlegenden Pflichten eines WEG-Verwalters sind in § 27 Abs. 1 und 2 des Wohnungseigentumsgesetzes geregelt.

 

Die immokuron Köln möchte als WEG-Verwaltung nicht nur die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllen: unser Anspruch ist es, Ihre Eigentümergemeinschaft persönlich, verbindlich und nachhaltig zu begleiten. Dabei legen wir großen Wert auf Transparenz, Kommunikation auf Augenhöhe und eine lösungsorientierte Verwaltungspraxis.

 

Wir sorgen für eine ganzheitliche Verwaltung Ihrer WEG – kaufmännisch, technisch, bestandserhaltend, organisatorisch und rechtlich.

Unsere Leistungen im Bereich der kaufmännischen WEG-Verwaltung

  • Ausarbeitung des Wirtschaftsplans gemäß § 28 WEG – transparente Planung der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben
  • Jährliche Hausgeldabrechnung für alle Eigentümer – rechtssicher und nachvollziehbar
  • Führung von Hausgeld- und Rücklagenkonten – getrennte Kontenführung für maximale Transparenz und Sicherheit
  • Buchung und Überwachung der Hausgeldzahlungen – inklusive Mahnwesen bei Zahlungsrückständen
  • Erfassung und digitale Archivierung aller Belege und Rechnungen – jederzeit nachvollziehbar und abrufbar
  • Erstellung der steuerlich relevanten Bescheinigung gemäß § 35a EStG – zur Vorlage beim Finanzamt (haushaltsnahe Dienstleistungen)

Unsere Leistungen im Bereich der technischen WEG-Verwaltung

  • Regelmäßige Objektbegehungen zur frühzeitigen Erkennung von Instandhaltungsbedarf
  • Technische Begutachtung des Gemeinschaftseigentums, z. B. Dach, Fassade, Haustechnik und Außenanlagen
  • Ausschreibung, Vergabe und Überwachung von Handwerksleistungen – inklusive Qualitäts- und Kostenkontrolle
  • Einhaltung gesetzlicher Wartungs-, Prüf- und Kontrollpflichten (z. B. Aufzüge, Heizungsanlagen, Brandschutz)
  • Proaktive Planung anstehender Sanierungen, insbesondere energetischer Maßnahmen zur Effizienzsteigerung
  • Erhaltung eines ordnungsgemäßen baulichen Zustands – dauerhaft, dokumentiert und rechtssicher

Unsere Leistungen im Bereich Kommunikation und Organisation

  • Einberufung und Moderation von Eigentümerversammlungen – rechtssicher vorbereitet, klar strukturiert und lösungsorientiert durchgeführt
  • Unterstützung bei der Kommunikation zwischen Sondereigentümern – vermittelnd und sachlich bei Konflikten oder Abstimmungen
  • Erstellung und Versand von Informationsschreiben und Aushängen – z. B. zu Reparaturen, Wartungsterminen oder Beschlüssen
  • Organisation und Kommunikation mit Hausmeistern und Dienstleistern – zentrale Anlaufstelle für operative Belange
  • Planung von Winterdienst und Gebäudereinigung – klare Zuständigkeiten und verlässliche Abläufe für ein gepflegtes Erscheinungsbild

Unsere Leistungen im Bereich der rechtlichen WEG-Verwaltung

  • Schadensabwicklung mit Versicherungsunternehmen – Koordination von Schadenmeldungen, Kommunikation mit der Versicherung und Überwachung der Regulierung
  • Erstellung und Umsetzung einer rechtssicheren Hausordnung – klare Regeln für ein respektvolles und konfliktfreies Miteinander
  • Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen – z. B. gegenüber Bauträgern oder Handwerksbetrieben bei Mängeln am Gemeinschaftseigentum
  • Einleitung und Veranlassung von Beweissicherungsverfahren – z. B. zur Dokumentation baulicher Schäden oder Mängel
  • Vertretung der Gemeinschaft in öffentlich-rechtlichen Belangen – z. B. gegenüber Behörden, Versorgern oder Ämtern
  • Durchsetzung gemeinschaftlicher Forderungen gegenüber Sondereigentümern – bei Pflichtverletzungen, Zahlungsverzug oder unzulässigen baulichen Veränderungen

Jetzt Angebot zur
WEG-Verwaltung anfragen!

Zum Kontaktformular

Kaufmännische Verwaltung

Wirtschaftsplan

Bei unserer WEG-Verwaltung steht die maßgeschneiderte Erstellung des Wirtschaftsplans, abgestimmt auf den baulichen Zustand Ihrer Immobilie und die finanziellen Möglichkeiten der Eigentümergemeinschaft, im Mittelpunkt. Jährlich erarbeiten wir für Sie einen detaillierten Wirtschaftsplan, der sowohl die Gesamtübersicht als auch die individuellen Pläne für Sonder- und Teileigentum umfasst. Dabei schlagen wir die Höhe der Haushaltsgelder vor und beschließen hierüber im Dialog mit den Eigentümern.

Kontenverwaltung

Wir übernehmen die vollständige Verwaltung aller Konten Ihrer WEG. Dazu gehören die Kontrolle der Einnahme-, Rücklage-, Verrechnungs- und Hausgeldkonten. So sorgen wir dafür, dass Sie stets den Überblick über sämtliche Transaktionen behalten – besonders hinsichtlich der fristgerechten Zahlung der Hausgelder.

Hausgeldabrechnung

Wir übernehmen für Sie die Verbuchung aller umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten. Auf Basis aller Transaktionen des jeweiligen Wirtschaftsjahres erstellen wir die Hausgeldabrechnung für die WEG sowie die individuellen Abrechnungen für die einzelnen Eigentümer, inklusive einer detaillierten Aufstellung haushaltsnaher Dienstleistungen. Selbstverständlich inklusive der Bescheinigung nach § 35a EStG. Dabei berücksichtigen wir die geltenden Umlage- und Verteilerschlüssel und ermitteln exakt die jeweiligen Abrechnungsspitzen. Zu viel gezahlte Beträge werden erstattet, Nachzahlungen rechtssicher geltend gemacht.
Vermieten Sie als Sondereigentümer eine Verwaltungseinheit, bieten wir Ihnen im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung auch die Erstellung der Betriebskostenabrechnung für Ihre Mieter an.

Betriebskostenabrechnung

Wir behalten den Überblick über alle umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten und erstellen daraus die rechtssichere Betriebskostenabrechnung für Ihre Mieter. Diese umfasst sämtliche jährlich wiederkehrenden Kosten wie Wasser, Heizung, Hausmeisterdienste oder Müllentsorgung – sauber getrennt in kalte und warme Betriebskosten. Grundlage für die Abrechnung ist ein vertraglich vereinbarter Umlage- oder Verteilerschlüssel, der regelt, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden.

 

Zum Jahresende werden alle angefallenen Betriebskosten mit den geleisteten Vorauszahlungen der Mieter verrechnet. Überzahlungen werden erstattet, Nachforderungen korrekt ausgewiesen. Um formelle Fehler oder Anfechtungen zu vermeiden, achten wir auf die exakte Benennung aller Kostenpositionen, die Einhaltung der gesetzlichen Abrechnungsfrist von zwölf Monaten sowie die fristgerechte Zustellung.

 

Unsere langjährige Erfahrung stellt sicher, dass Ihre Abrechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht und auch im Streitfall Bestand hat. Engagieren Sie uns – und überlassen Sie uns die fachgerechte Erstellung Ihrer Betriebskostenabrechnungen.

Technische WEG-Verwaltung – Werterhalt durch Weitblick

Koordination von Dienstleistern

Gemeinsam mit der Eigentümergemeinschaft stimmen wir ab, welche Aufgaben intern übernommen werden und welche an externe Fachfirmen vergeben werden sollen. Dank unseres umfangreichen Netzwerks finden wir für jede Aufgabe den passenden Handwerker. Terminabstimmung, Überwachung und Abnahme der Leistungen gehören selbstverständlich zu unserem Service.

Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums

Die laufende Kontrolle und Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums ist ein zentraler Bestandteil unserer Arbeit. Gerade bei gemeinschaftlich genutzten Bereichen entstehen oft Unsicherheiten hinsichtlich der Zuständigkeiten. Wir sorgen durch regelmäßige Objektbegehungen für Klarheit und handeln bei Schäden frühzeitig – um Folgeschäden und Wertverlust zu vermeiden.

Organisation & Kommunikation – Für eine starke Gemeinschaft

Vermittlung zwischen Eigentümern

In Wohnungseigentümergemeinschaften treffen unterschiedliche Interessen aufeinander. Mit Fingerspitzengefühl, juristischem Hintergrundwissen und neutraler Moderation fördern wir ein konstruktives Miteinander. Wir unterstützen Sie bei der Lösungsfindung und helfen, Konflikte dauerhaft zu klären.

Digitales Informationsportal

Unser Online-Portal ermöglicht jedem Eigentümer den Zugriff auf alle wichtigen Dokumente: Teilungserklärung, Flächennutzungspläne, Protokolle, Einzelabrechnungen u. v. m. Darüber hinaus bieten wir ein digitales Schwarzes Brett zur internen Kommunikation sowie ein Ticketsystem zur Verwaltung offener Anfragen.

Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen

Wir organisieren Ihre ordentlichen und außerordentlichen Eigentümerversammlungen – inklusive Einladungen, Tagesordnung, Protokollführung und Beschlussumsetzung. Ob Jahresabrechnung, Instandhaltungsmaßnahmen oder bauliche Veränderungen: Wir moderieren sachlich, rechtskonform und lösungsorientiert.